Hỏi: Công ty tôi có thuê nhà, thuê xe ô tô của cá nhân khác để phục vụ việc đi lại của giám đốc… Vậy hợp đồng đó có phải công chứng không? Văn bản nào quy định? Nếu không công chứng được thì các chi phí: tiền thuê nhà, thuê ô tô, tiền xăng xe, tiền lương nhân viên lái xe có được tính vào chi phí doanh nghiệp không? Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trả lời mang tính chất tham khảo:
Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, còn bên thuê phải trả tiền thuê (Điều 480 Bộ luật Dân sự). Hình thức hợp đồng thuê tài sản tuân theo quy định tại Điều 401 Bộ luật Dân sự:
– Hợp đồng dân sự có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, khi pháp luật không quy định loại hợp đồng đó phải được giao kết bằng một hình thức nhất định.
– Trong trường hợp pháp luật có quy định hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó.
Đối với hai loại hợp đồng bạn hỏi:
Hợp đồng thuê nhà: Nếu công ty bạn làm hợp đồng thuê nhà dưới sáu tháng thì không bắt buộc phải công chứng (nhưng công ty bạn vẫn có thể công chứng hợp đồng này nếu có yêu cầu); nếu công ty bạn làm hợp đồng thuê nhà từ sáu tháng trở lên thì bắt buộc phải làm hợp đồng công chứng.
Các văn bản hướng dẫn:
– Bộ luật Dân sự: Ðiều 492 quy định về hình thức hợp đồng thuê nhà ở: Hợp đồng thuê nhà ở phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ sáu tháng trở lên thì phải có công chứng hoặc chứng thực và phải đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Luật Nhà ở: Điều 93 quy định về trình tự, thủ tục trong giao dịch về nhà ở: Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đây:… Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
– Nghị định số 71/2010/NĐ-CP ngày 23/6/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở: Điều 63 quy định: Việc mua bán, cho thuê, cho thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở phải lập thành văn bản (gọi chung là hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 93 của Luật Nhà ở, quy định của Bộ luật Dân sự và Nghị định này. Trường hợp cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng hoặc bên cho thuê là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản thì không phải công chứng, chứng thực hợp đồng thuê nhà ở.
Hợp đồng thuê ô tô: Hiện nay, chưa có văn bản nào quy định hợp đồng thuê ô tô bắt buộc phải công chứng. Công ty bạn và bên cho thuê chỉ cần lập Hợp đồng thuê nhà có chữ ký của các bên là được; nếu có nhu cầu thì công ty bạn có quyền yêu cầu công chứng tại tổ chức công chứng.
Như vậy, hợp đồng thuê nhà và hợp đồng thuê ô tô của công ty bạn đều có thể được công chứng (bắt buộc công chứng hoặc công chứng theo yêu cầu của các bên). Bạn có thể công chứng hợp đồng này để hoàn thiện hồ sơ tại cơ quan thuế để trừ vào chi phí doanh nghiệp.
