Thủ tục thành lập, mở chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:
1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của công ty tại nước ngoài ký (mẫu do Vietlink cung cấp);
b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm;
c) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
d) Bản sao Điều lệ hoạt động của công ty
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;
b) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh, trong đó quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh;
c) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 03 năm;
d) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và các hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
3. Các giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản 1 và điểm b, c, d khoản 2 Điều này phải dịch ra tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Lưu ý về điều kiện thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:
1. Doanh nghiệp nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là doanh nghiệp được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
b) Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước sở tại của doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là doanh nghiệp được pháp luật nước nơi doanh nghiệp đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
b) Đã hoạt động không dưới 05 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.
3. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của doanh nghiệp nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
